Anleitung: Sammelüberweisung per Datei

Wenn du regelmäßig viele Beträge überweist – Übungsleiterpauschalen im Verein, Auslagen, Lieferantenrechnungen –, sparst du dir mit einer Datei das Abtippen jeder einzelnen Überweisung. Du gibst den ganzen Sammelauftrag einmal mit TAN frei.

1. Liste vorbereiten

Du brauchst je Zahlung eine Zeile mit diesen Angaben:

• Empfänger – der Name, auf den das Empfängerkonto läuft (höchstens 70 Zeichen).
• IBAN des Empfängers, mit oder ohne Leerzeichen.
• Betrag in Euro, zum Beispiel 250,00 oder 1.234,56.
• Verwendungszweck (optional, höchstens 140 Zeichen) – zum Beispiel „Übungsleiterpauschale Oktober 2026“ oder die Rechnungsnummer.

Die Spaltenüberschriften dürfen anders heißen; das Werkzeug erkennt übliche Bezeichnungen und du kannst die Zuordnung ändern. Eine fertige Vorlage gibt es als Musterliste.

2. Datei erstellen

1. Auf der Startseite die Liste laden oder einfügen.
2. Die vorgeschlagene Spaltenzuordnung prüfen.
3. Kontoinhaber und IBAN des Kontos eintragen, von dem das Geld abgeht. Das Ausführungsdatum steht auf heute.
4. Den Prüfbericht lesen: Fehler (zum Beispiel eine IBAN mit falscher Prüfziffer) korrigierst du am besten in der Ausgangsliste und lädst sie neu. Alternativ lässt du fehlerhafte Zeilen weg.
5. „XML-Datei erstellen und herunterladen“ klicken. Das Prüfprotokoll als CSV hilft beim Abgleich und für die Ablage.

3. Im Online-Banking hochladen

Die Funktion heißt je nach Bank unterschiedlich, etwa „Datei-Upload“, „SEPA-Datei hochladen“, „Sammelauftrag importieren“ oder „Auftragsdatei“. Bei manchen Banken gibt es den Upload nur im Geschäfts- oder Vereinskonto oder erst nach Freischaltung; frag im Zweifel deine Bank. Auch Banking-Programme mit EBICS oder FinTS können pain.001-Dateien einlesen.

1. Datei auswählen und hochladen.
2. Anzahl der Überweisungen und Summe mit den Werten im Werkzeug vergleichen.
3. Den Sammelauftrag mit TAN freigeben.

Hast du „Als eine Sammelbuchung“ gewählt, erscheint auf deinem Kontoauszug in der Regel nur ein Gesamtbetrag. Ob die Bank das so bucht, entscheidet sie; die Einzelposten siehst du meist in der Auftragsübersicht. Die Empfänger sehen immer ihre eigene Überweisung mit deinem Namen und dem Verwendungszweck.

4. Wenn die Bank die Datei ablehnt

• „Format nicht unterstützt“: Die Datei ist im Format pain.001.001.09, das die Deutsche Kreditwirtschaft seit November 2023 vorsieht. Sehr alte Banking-Programme kennen nur pain.001.001.03; dann hilft ein Update oder der Upload im Online-Banking.
• „Ausführungsdatum ungültig“: Manche Banken nehmen per Datei keine Terminüberweisungen an. Erstelle die Datei mit dem heutigen Datum.
• „Auftraggeberkonto stimmt nicht“: Die IBAN in Schritt 3 muss genau das Konto sein, in das du die Datei hochlädst.
• Limit überschritten: Banken haben Tages- oder Auftragslimits. Teile die Liste dann auf oder lass das Limit von der Bank anpassen.

5. Tipps

• Prüfe neue Empfänger-IBANs zuerst mit einer kleinen Testliste oder einer einzelnen Überweisung. Die Prüfziffer erkennt Tippfehler, aber nicht, ob das Konto wirklich dem Empfänger gehört.
• Seit Oktober 2025 gleichen Banken bei Überweisungen den Empfängernamen mit dem Kontoinhaber ab (Empfängerüberprüfung). Wer als Unternehmen oder Verein Sammelaufträge einreicht, kann laut Verordnung auf die Prüfung verzichten; frag deine Bank, wie sie das bei Dateien handhabt. Ein genauer Empfängername vermeidet Rückfragen.
• Verwende einen eindeutigen Verwendungszweck, zum Beispiel mit Monat und Jahr. Das Werkzeug warnt, wenn dieselbe IBAN mit demselben Betrag und Zweck doppelt vorkommt.

Quellen: Deutsche Kreditwirtschaft, DFÜ-Abkommen Anlage 3 – Spezifikation der Datenformate; EPC SEPA Credit Transfer Rulebook; Verordnung (EU) 2024/886 (Empfängerüberprüfung).